Comment répartir les charges entre propriétaires et locataires ?

Comprendre la répartition des charges locatives

Dans un contrat de location, le loyer couvre uniquement la jouissance du logement. Mais il existe aussi des charges, liées à son utilisation quotidienne. On distingue:

• Les charges récupérables, payées par le locataire.
• Les charges non récupérables, à la charge du propriétaire.

Les premières concernent l'entretien courant. Les secondes englobent les travaux importants ou les taxes foncières. Pour mieux gérer ces aspects, certains propriétaires optent pour une gestion locative en ligne , qui facilite le suivi des charges et l'envoi des justificatifs. Ils automatisent les démarches (bail, quittances, régularisations), à un coût souvent bien inférieur à celui des agences classiques. Chez Matera, par exemple, les frais pour une gestion en ligne débutent à 3,5 % du loyer charges comprises.

Mais avant de choisir un mode de gestion, encore faut-il savoir quelles charges peuvent réellement être facturées au locataire.

Quelles sont les charges récupérables ?

Les charges récupérables sont des dépenses liées à l'usage courant du logement. Elles concernent l'entretien, le fonctionnement des équipements ou encore certaines taxes locales. Le propriétaire bailleur les paie d'abord, puis il en demande le remboursement au locataire. Mais attention: seules les charges listées dans le décret du 26 août 1987 peuvent être refacturées. Tout le reste, comme les gros travaux ou la taxe foncière, reste à la charge du propriétaire.

Le plus souvent, le locataire les verse par provision, chaque mois ou chaque trimestre, en même temps que le loyer.

Une provision, c'est un acompte estimé. Le propriétaire évalue à l'avance le montant moyen des charges annuelles, puis répartit cette somme sur 12 mois.

En fin d'année, une régularisation est obligatoire:

• Le bailleur compare les provisions versées aux dépenses réelles.
• Si le locataire a trop payé, il est remboursé.
• Si ce n'est pas assez, il doit compléter la différence.

Le propriétaire doit fournir un décompte détaillé, au moins un mois avant la régularisation. Il doit aussi permettre au locataire de consulter les justificatifs pendant six mois.

Voici les principales charges récupérables:

• Ascenseurs et monte-charges: entretien régulier, éclairage, petites réparations dans les cabines ou sur les paliers.
• Eau et chauffage collectifs: eau chaude, eau froide, énergie (gaz, fioul, électricité), maintenance des équipements collectifs.
• Parties communes et extérieurs: nettoyage, éclairage, fournitures, tonte de pelouse, arrosage, désherbage.
• Taxes locatives: enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d'assainissement.

Bon à savoir: en moyenne, un locataire paie environ 42 € de charges par mois selon l'INSEE.

Quelles sont les charges non récupérables ?

Certaines dépenses restent entièrement à la charge du propriétaire bailleur. Elles ne peuvent en aucun cas être facturées au locataire, car elles ne figurent pas dans la liste du décret de 1987.

Voici les principales charges non récupérables:

• Travaux et gros entretien: ravalement de façade, toiture, mise aux normes, dératisation, réparations lourdes dans les parties communes ou dans la structure du bâtiment.
• Impôts et assurances: taxe foncière, assurance de l'immeuble. Le locataire doit assurer son logement personnellement, mais il ne paie jamais l'assurance du bâtiment.
• Frais de copropriété non courants: honoraires du syndic, frais administratifs, travaux exceptionnels (remplacement d'un ascenseur, rénovation des boîtes aux lettres...).
• Frais d'agence ou de gestion: selon la loi Alur, certains frais (état des lieux, rédaction du bail...) sont partagés entre locataire et bailleur. Mais le locataire ne paie jamais plus que le propriétaire pour ces prestations.

Et à l'intérieur du logement? Le locataire doit prendre en charge les petites réparations du quotidien. Cela inclut:

• L'entretien des équipements,
• Le remplacement des ampoules,
• Le nettoyage des sanitaires,
• Les petits raccords ou réparations courantes.

En résumé, le locataire couvre l'usage et l'entretien courant, tandis que le bailleur couvre les travaux lourds et les taxes afférentes au logement.

Le bail, les provisions et la régularisation

Le contrat de location doit préciser comment les charges sont calculées. Selon le type de bail, deux systèmes sont possibles: la provision avec régularisation ou le forfait sans régularisation.

La provision avec régularisation (location vide)

C'est le mode de fonctionnement le plus courant. Chaque mois (ou trimestre), le locataire paie une provision en plus du loyer. Le montant est estimé par le bailleur, souvent à partir du budget prévisionnel de la copropriété ou des dépenses de l'année précédente.

Une fois par an, le bailleur doit procéder à une régularisation:

• Il compare les provisions versées aux dépenses réelles.
• Il ajuste ensuite la somme due (remboursement ou complément à payer).

Le locataire peut consulter tous les justificatifs (factures, contrats, appels de fonds...) pendant six mois après réception du décompte.

Le propriétaire dispose de trois ans pour réclamer un arriéré de charges impayées (prescription légale, loi du 6 juillet 1989, article 7-1).

Le forfait (location meublée et bail mobilité)

En location meublée, le bail peut prévoir un montant fixe de charges, appelé forfait. Ce montant est versé chaque mois sans régularisation.

C'est une formule simple mais risquée: si les charges réelles explosent, le bailleur ne peut pas demander de supplément. Le forfait couvre tout, même en cas de dépassement.

En colocation meublée, le bail peut aussi mentionner un forfait commun à tous les locataires. Sinon, les charges peuvent être réparties au réel, selon une clé de répartition.

Savoir qui paie quoi dans une location, c'est essentiel. Cela vous évite bien des malentendus, et vous protège contre les erreurs ou les abus. Charges du quotidien ou gros travaux, chaque dépense a un responsable désigné. En connaissant ces règles, vous pouvez vérifier ce que vous devez réellement payer… et ce que vous pouvez refuser.